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台州市路桥区档案局 关于开展2017年度数字档案室创建的通知


路档〔20178

 

 

台州市路桥区档案局

关于开展2017年度数字档案室创建的通知

 

区级机关各单位:

为贯彻《浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知》(浙档发〔2015〕18号)和台州市档案局《关于全面推进数字档案室建设的通知》(台档〔2015〕15号)精神,“十三五”期间全面推进数字档案室建设,到2020年,各区级机关和国有企(事)业单位全部建成数字档案室。现就我区2017年度数字档案室创建活动的有关事项通知如下:

一、创建和评选对象

区国税分局、区流动人口管理局、区市场监督管理局、区卫计局、区公积金分中心区人民检察院、区文化广电新闻出版局(体育局)、区五水共治办、区交通运输局、港航管理处、区住房和城乡建设分局区人力社保局台州湾循环经济产业集聚区路桥分区管委会、区红十字会金清镇人民政府、蓬街镇人民政府、路北街道办事处、路桥街道办事处、新桥镇人民政府、横街镇人民政府、峰江街道办事处、路南街道办事处、螺洋街道办事处、桐屿街道办事处、中国日用品商城有限公司。

除以上必须参加的单位外,拟申报数字档案室、规范化数字档案室和示范档案室的区级机关及企业事业单位均可提前参与创建。

二、创建和评选标准

分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。

1.“数字档案室”应符合以下基本要求:

1)档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责,建立本单位档案信息化管理制度;

2)落实经费,配备必要的档案信息化软硬件设施设备,保证档案信息化工作正常开展;

3)室藏各类档案全部建立电子目录;

4)对室藏档案数字化进行规划,制定实施方案,并按计划开展;

5)档案室配备并使用档案管理软件,能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能;

6)档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。

2.“规范化数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上,还应符合以下必备条件:

1)室藏永久、长期(或30年)保存的传统载体档案数字化率不低于60%;

2)档案室提供数字档案电子目录和相关全文的查阅。

3.“示范数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上,还应符合以下必备条件:

1)室藏永久、长期(或30年)保存的传统载体档案数字化率不低于80%;

2)对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室统一管理;

3)数字档案开发利用实现网络化服务,支持用户在权限许可范围内在线查看,能为本单位部门和个人提供电子目录和相关全文的查阅。

“规范化数字档案室”和“示范数字档案室”须依据《浙江省数字档案室建设测评标准》(见附件1)进行打分,采用百分制,测评结果80分(含)至90分命名为“规范化数字档案室”,90分(含)以上命名为“示范数字档案室”。

三、创建和评选办法

1.区档案局负责全区创建数字档案室的组织实施及各单位创建数字档案室的具体业务指导和测评认定工作。数字档案室均由区档案局命名表彰。

2.区档案局负责全区创建规范化数字档案室的组织实施及各单位创建规范化数字档案室的具体业务指导和测评认定工作。规范化数字档案室均由台州市档案局命名表彰。

3.各单位评选“浙江省示范数字档案室”,由区档案局组织测评申报,市档案局审核推荐,省档案局审定、命名和通报表彰。

四、业务指导培训

为了进一步贯彻落实全面推进数字档案室建设精神,区档案局将于近期开展针对未创建数字档案室单位的业务培训,除上述今年被列入的单位相关人员必须参加外,其他拟申报数字档案室、规范化数字档案室和示范档案室的单位可于424日前预报名,具体培训时间地点另行通知。

五、材料报送

申报2017年度数字档案室、规范化数字档案室和示范档案室的的有关单位,填报数字档案申报表(附件2)、评分表(附件1)(各一式三份)。申报材料均于20179月20日前报送区档案局登记备份中心(区政府226房间)

联系人:朱贝贝

联系电话:82448170

电子邮箱:314469101@qq.com

 

 

附件:1.浙江省数字档案室建设测评标准

      2.浙江省数字档案室申报表

      3.数字档案室创建情况统计表

 

                        台州市路桥区档案局

                           2017419

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

浙江省数字档案室建设测评标准

 

项目

测评标准

标准分

评分细则

得分

一、组织制度保障(20)

1.将档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和相关部门职责。

5

档案信息化纳入本单位信息化总体规划,列入年度工作计划(2分)

明确分管领导;明确电子文件形成部门、信息技术部门等工作职责;各部门积极配合,解决数字档案室建设中出现的实际问题(3分)

 

2.建立健全本单位档案信息化管理制度,实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。

3

制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等,并确保制度落实执行(2分)

单位实现各种门类、载体电子档案集中统一管理(1分)

 

3.配备责任心强,业务素质好,有一定计算机操作能力的档案管理人员。

3

近2年档案人员参加过计算机专业培训或档案部门组织的档案信息化相关培训(3分)

 

4.配备必要的数字档案室需要的硬件设备。

4

配备档案管理应用服务器、档案数据保管和备份设备(2分)

配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备(2分)

 

5.配备数字档案室需要的软件系统。

5

软件实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能(3分)

软件实现本单位档案管理各项工作网络化(1分)

软件与单位OA系统有效对接,实现文档一体化(1分)

 

二、数字档案资源建设(45)

(一)目录数据库建设

 

 

6.建立室藏各类档案目录数据库,实现计算机检索。

14

100%的室藏档案建立电子目录,包括文书、业务、照片、声像、实物等(10分)

档案实体与电子目录一一对应,目录数据完整准确规范(3分)

对于暂未移交至档案室的业务档案,实现电子目录集中统一管理(1分)

 

(二)档案数字化工作

 

 

 

7.制定档案数字化规划和方案

2

对本单位档案数字化进行规划,并制定科学的档案数字化方案(2分)

 

8.室藏永久、长期(或30年)保存的纸质档案数字化工作

10

室藏纸质档案1000卷以下,数字化完成90%得满分,数字化完成90%以下按本项满分之比例得分;室藏纸质档案1000卷以上,数字化完成80%得满分,数字化完成80%以下按本项满分之比例得分(10分)

 

9.室藏永久、长期(或30年)保存的其他传统载体档案数字化工作

2

完成照片类、音视频类档案数字化(2分)

 

10.档案数字化质量符合国家和省有关数字化技术规范的要求

2

运用检测工具随机抽检图像数据,质量达到规定要求(2分)

 

 

11.履行档案数字化安全管理职能

2

制定档案数字化安全管理制度,数字化实施操作过程符合相关要求(2分)

 

 

(三)档案数据库建设

 

 

 

12.建立档案全文数据库

5

将档案数字副本纳入全文数据库集中统一管理(5分)

 

13.建立多媒体数据库

2

建立照片、音频视频等档案数据库(2分)

 

14.建立专题数据库

1

根据本单位业务工作内容和利用要求,建成可供查阅的专题数据库(1分)

 

二、数字档案资源建设(45)

(四)电子文件归档

 

 

 

15.明确电子文件归档范围和保管期限,加强对电子文件归档的日常监管

2

按要求制定电子文件归档范围和保管期限表(1分)

档案部门履行监管职责(1分)

 

16.对具有保存价值的电子文件及时归档,并由数字档案室负责统一管理

2

电子公文、数码照片、行政审批电子文件等及时归档,纳入数字档案室系统统一管理(2分)

 

17.归档电子文件符合国家和省相关标准

1

电子文件数据结构和格式符合标准(1分)

 

三、数字档案数据管理(10)

18.建立数字档案的安全保管和备份制度

3

建立数字档案安全保管制度;做好数据维护和备份管理(3分)

 

19.数字档案数据维护与安全管理

3

做好数字档案数据的日常管理与维护;定期对载体及其软硬件环境进行检测,建立日志台帐;根据需要,做好相应的数据迁移、转换工作(3分)

 

20.严格做好涉密数字档案的管理

4

制定涉密档案数据管理制度(1分)

严格区分密与非密,定人定岗进行涉密数字档案管理(2分)

涉密档案数字化加工严格按照相关规定执行(1分)

 

四、数字档案开发利用(15)

21.实现档案室数字档案利用服务

5

在档案室提供目录和相关全文查阅服务(4分)

实现数字档案的全文检索(1分) 

 

22.实现本单位数字档案网络化利用服务

3

按权限为本单位部门和个人提供网络化档案目录和相关全文查阅服务(3分)

 

23.开展数字档案查阅利用效果登记及统计

5

开展查阅利用情况自动统计(3分)

开展利用效果登记(2分) 

 

24.利用数字档案开展信息加工,进行数字档案信息发布

2

编制实用的电子档案编研成果;有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果通过网络发布,并且更新及时(2分)

 

五、数字档案移交备份(10)

25.按照档案行政管理部门要求,做好档案登记备份工作

5

按照档案登记备份工作相关规定,及时向当地档案登记备份中心进行档案登记备份(5分)

 

26.按规定做好档案数字副本移交

4

按照同级国家综合档案馆要求,在移交传统载体档案的同时,移交相应的档案数字副本(4分)

 

27.按规定做好电子档案移交

1

按照同级国家综合档案馆要求按时移交电子档案且质量符合档案馆接收要求(1分)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

 

浙江省数字档案室申报表

申报

单位

           

申报等级

 

     况

 

 

基本情况:

 

 

 

 

 

 

以下申报“示范数字档案室”需填写:

1.室藏档案目录建库情况:

室藏档案总量                                          

电子目录总量                                            

2.室藏档案数字化情况

保管期限30年以上档案数量                            

保管期限30年以上档案已完成数字化数量                

3.电子文件归档与移交接收情况:

上一年度电子文件按时归档并由档案室统一管理    ( 是 / 否 )

上一年度电子文件归档数量                       件       GB

4.数字档案资源查阅利用情况:

提供在线电子目录查阅                          ( 是 / 否 )

提供在线相关全文查阅                          ( 是 / 否 )

上一年度数字档案资源查阅利用                  人次     件次

县(市、区)档案局意见

 

            (盖  章)

           年    月    日

市档案局意见

 

          (盖  章)            

         年    月    日

省档案局意见

 

                                (盖  章)

                                 年    月    日

附件3

数字档案室创建情况统计表

已创建单位名称

创建等次

创建时间

备  注

区法院

省级示范数字档案室

2010

 

路桥地税

省级示范数字档案室

2010

 

金清地税分局

省级示范数字档案室

2011

 

新桥地税分局

省级示范数字档案室

2011

 

台州市国土资源局路桥分局

省级示范数字档案室

2012

 

台州市路桥区房地产管理处        

省级示范数字档案室

2013

 

台州城市水务有限公司

省级示范数字档案室

2013

 

台州市路桥区统计局

省级示范数字档案室

2013

 

路桥电力公司

省级示范数字档案室

2014

 

区工商局   

省级规范化数字档案室

2010

 

区工业经济局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区水利与海洋渔业局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区教育局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区司法局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区人大办  

省级规范化数字档案室

2011

 

区社会保险事业管理中心

省级规范化数字档案室

2011

 

区信访局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区科技局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区安全生产监督管理局  

省级规范化数字档案室

2011

 

区卫生局   

省级规范化数字档案室

2011

 

区新城开发管委会

省级规范化数字档案室

2011

 

区交通局

省级规范化数字档案室

2011

 

台州市城市管理行政执法局路桥分局  

省级规范化数字档案室

2012

 

台州市质量技术监督局路桥分局

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥区就业管理服务处  

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥公安分局

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥街道办事处  

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥区公路管理段

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥地方税务局稽查分局

省级规范化数字档案室

2012

 

路桥区人口和计划生育局

省级规范化数字档案室

2012

 

区规划管理处

省级规范化数字档案室

2013

 

区财政局

省级规范化数字档案室

2013

 

区农办

省级规范化数字档案室

2013

 

区统战部

省级规范化数字档案室

2013

 

区残联

省级规范化数字档案室

2013

 

区发改局

省级规范化数字档案室

2013

 

区住房和城乡建设规划局路桥分局

省级规范化数字档案室

2013

 

峰江街道办事处

省级规范化数字档案室

2013

 

新桥镇人民政府

省级规范化数字档案室

2013

 

台州市路桥区农业林业局

省级规范化数字档案室

2015

 

台州市路桥区人民防空办公室

省级规范化数字档案室

2015

 

台州市路桥区机构编制委员会办公室

省级规范化数字档案室

2015

 

台州市路桥区民政局

省级规范化数字档案室

2016

 

台州市环境保护局路桥分局

省级规范化数字档案室

2016

 

台州市路桥区总工会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区委老干部局

数字档案室

2015

 

台州市路桥区工商联合会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区委党校

数字档案室

2015

 

台州市路桥区关心下一代工作委员会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区委政法委员会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区旅游局

数字档案室

2015

 

政协台州市路桥区委员会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区老龄工作委员会

数字档案室

2015

 

台州市路桥区机关事务局

数字档案室

2015

 

台州市路桥区人民政府行政服务中心

数字档案室

2015

 

中共台州市路桥区委宣传部

数字档案室

2016

 

台州市路桥区委台湾工作办公室

数字档案室

2016

 

中共台州市路桥区纪律检查委员会

数字档案室

2016

 

台州市路桥区商务局

数字档案室

2016

 

台州市路桥区审计局

数字档案室

2016

 

中共台州市路桥区委组织部

数字档案室

2016

 

台州市住房公积金管理中心路桥分中心

数字档案室

2016

 

台州市路桥区妇女联合会

数字档案室

2016

 

台州市路桥区科学技术协会

数字档案室

2016

 

台州市路桥区创建文明城市工作委员会办公室

数字档案室

2016

 

台州市路桥区慈善总会

数字档案室

2016

 

台州市路桥区供销合作社联合社

数字档案室

2016

 

台州市路桥区飞龙湖生态区建设管委会

数字档案室

2016

 

台州市路桥区新闻信息中心

数字档案室

2016

 

台州广电总台路桥广电中心

数字档案室

2016

 

台州市路桥区委610办公室

数字档案室

2016

 

台州市路桥区气象局

数字档案室

2016

 

台州市路桥区金融办

数字档案室

2016

 

台州市路桥区国资局

数字档案室

2016

 

台州市路桥区投资促进局

数字档案室

2016

 

共青团台州市路桥台州市路桥区委员会

数字档案室

2016

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

台州市路桥区档案局                  2017419日印发



路档 [2017]8号(台州市路桥区档案局关于开展2017年度数字档案室创建的通知).doc

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