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利用部门资料维护名录库的实践与探索
 

基本单位名录库是包括了法人单位产业活动单位基本标识和主要属性信息的数据库。科学管理基本单位名录库是有效开展统计调查,确保统计数据质量的基础。1996年浙江省开始基本单位普查,多年来,名录库为提高统计数据质量管理提供有效途径。但是从长期实践来看,原有的名录库维护管理也存在一定的弊端。2016年下半年,路桥区统计局根据国家统计局的部署,承接了利用部门行政登记资料维护更新名录库国家级试点,通过全面核查和分析,结果证明,利用部门行政登记资料维护更新名录库的方法是切实可行的。

一、名录库维护更新的现状

目前,基本单位名录库维护更新的主要方式有两种:一是全面更新,利用五年一次的周期性经济普查数据库对名录库进行全面更新,该方法时间间隔久、操作难度大。二是部分更新,利用部门行政资料对名录库部分单位进行周期性、经常性的维护更新,多为每月、每季度或每半年进行一次,该方法较灵活准确、时间间隔短。

在非普查年份,统计部门充分利用工商、税务等相关部门提供和专业调查获得的季度新增、变更、注销资料,按乡镇进行分解,及时反馈给乡镇。并按照分级负责、共同维护的工作机制,对新增单位进行调查、录入,对变更单位的各项指标进行维护,对注销单位的资料进行核实剔除,对跨地区、跨专业的单位重复问题进行处理,确保名录库管理维护的及时性、准确性和完整性。

在具体操作中,大都采用县市区与乡镇联动的方式,有些县市区在办证中心设窗口,以便及时获取工商、税务、质监部门的企业登记资料,再予以手工录入,在乡镇层面大多以维护动态情况为主。比如结合部门资料,经调查核实,对新增、注销单位进行维护。

二、现有名录库管理维护方式的不足

(一)人为因素影响大

基层统计人员由于人员编制有限,名录库工作无专职人员负责,且名录库业务水平不高,对统计指标的理解和填写有一定的误区,如业务活动、企业控股情况、隶属关系、执行会计标准类别和执行企业会计准则情况等掌握不透,加上各类单位数量多,因而必影响名录库维护质量。

(二)维护费力耗时多

基本单位的新增、变更、注销等情况变动频繁,而统计基层力量薄弱,每一次从部门资料的收集整理,到变动单位的实地核实、表格填写、数据录入、审核汇总,时间紧、任务重,需要耗费大量的时间和精力。

(三)部门资料比对难

目前更新维护名录库的所需资料,统计人员分别从编办、民政、国税、地税、工商等部门收集,但由于各部门工作的独立性和特殊性,部门的数据处理程序各不相同,在指标设置、填报要求与时间并不一致,导致信息存在些差异。且部门资料中对区划代码、主要经营活动、行业编码等指标,法人与产业的关系等,并不像统计部门这样严格,比对核实难度很大。

(四)个别指标调查难

相对于基本指标而言,基本单位名录库报表中所涉及到的几项经济指标,如从业人员、全年营业收入等,变动性大,在实际调查中难以获取准确数据。

三、部门资料与名录库资料核对情况

根据国家统计局试点工作要求,路桥区统计局设计了《单位基本信息核对》表格,设置了近十项单位基本信息指标。收集了从201611日至630日路桥区已领取统一社会信用代码的部门行政登记单位,共涉及基本单位4209家,其中机关事业单位221家,企业法人3934家,社会团体54家。

为提高核查质量,区统计局通过乡镇全员发动、网格化分配任务,开展实地核对、编码录入、审核修正等工作。发出的4209份核查表最后全部收回,正常完成调查的单位有4171家,占99.1%,其中无法找到的单位有38家,占0.9%,核查达到了预期的效果。

——分层落实实地核查工作。根据地域分布、隶属关系等特点,分层落实实地核查工作。乡镇负责辖区内直属事业单位、企业的核查工作;区级层面负责行政事业单位和群众团体的核查工作;各管委会(指挥部)负责辖区内企业核查工作。

——分级负责编码录入工作。乡镇统计中心负责本辖区内核查表进行审核;区统计局将回收的核查表分专业进行行业编码审核,同时对经核查发现原区划代码错误的单位,进行区划代码编码、数据录入和机审修正。

——分类开展质量审核工作。一是实地检查法。在实地核对过程中,到乡镇巡查走访,实地检查《单位基本信息核对》表格的回收进度和填写质量,发现问题现场纠正;二是电话抽查法。抽取30%的乡镇,对“已找到”和“未找到”单位分别抽取5%及以上的比例进行质量抽查;三是交叉核查法。在各乡镇完成审核的基础上,区统计局会同乡镇统计中心工作人员对核查表进行人工交叉审核,核对指标的完整性和准确性,发现遗漏、项目错填的,及时进行补登、修正。

四、部门资料与核查资料差异性分析

从此次部门资料与名录库核对情况来看,部分指标存在一定的差异性,其主要由于:一是信息变更不及时。经营地址、联系方式等指标,相关单位人员到有关部门变更信息滞后;二是分类过于细化。主要业务活动具体到某种产品,基层调查员很难达到规范要求,且不容易准确将业务活动划分到行业小类,还容易发生跨产业、跨行业的错误;三是指标专业性太强。工商、税务等部门登记的企业控股情况、隶属关系、执行会计标准类别和执行企业会计准则情况等指标资料更为准确,一般的调查者和受访者达不到相应的专业水平。总之,尽管部门资料与名录库有一定的差异,但这些差异不影响利用部门资料维护名录库的可靠性。

五、全面推进名录库管理改革的建议

通过资料核对与分析,我们认为无论从技术角度还是从业务角度,引入部门行政登记资料都是加强基本单位名录库维护更新工作的有效办法,如果能够规范利用好部门行政登记资料,不仅可以最大限度地整合社会资源,也可以更进一步实现真正意义上的名录库数据信息的公开共享。为更好地利用部门行政登记资料,建议做好以下几点:

一是统一部门间的基本信息格式。标准统一有利于部门间信息的共享互通。例如登记单位详细经营地址,可采用统一的规范格式,即所在的乡(镇)、村(居、社区)、具体街的名称和详细的门牌号码;例如联系方式,需对法人代表、联系人的移动电话进行准确登记,部门资料的利用效率会更高。

二是优化现有名录库指标设置。减少平时利用效率不高、指标数据收集不便或主观性太强的指标,使指标尽量符合客观性。如小微企业的业务活动、行业分类等指标,不必分得太细,编到中类即可。企业控股情况、隶属关系、执行会计标准类别和执行企业会计准则情况等指标可以直接从部门资料中获取。

三是建立部门信息共享平台。部门数据由于操作系统、统计口径的差异,提供的行政资料无法与名录库完全对接,鉴于名录库系统对导入数据的字符长度、划分替代码、保存格式等都有严格要求。建议加快建立统一的部门信息共享平台,使其符合平台加载要求,有效提高行业编码的精准度和单位入库的及时性,为提高统计数据质量,确保应统尽统打好基础。

四是定期修正名录库系统。建议每季度或每半年由相关部门将关停或注销的记录提供给统计部门,统计部门在对部门资料进行汇总的基础上,对名录库进行修正,分析增减变化情况,判断综合数据的差异率。

五是增强软件智能化水平。尽管目前名录库更新维护程序有一定的智能性,但在具体录入过程中仍然无法提供准确便捷的操作体验。建议进一步加强名录库系统中各指标间的联动性,增强其智能化水平。如在录入单位地址时,系统能直接显示区划代码;如录入行业编码大类时,系统会显示较大范围可选空间,这样可以避免机录人员因为不熟悉单位地址或行业编码不熟练造成的错录情况,提高基本单位信息的准确度。

课题负责人:贺书法  朱彩红

课题组成员:郑慎敏  朱仁晖

杨 敏   

课题执笔人:杨 敏   

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